Protokoll styremøte Tromsø Ryttersportsklubb 08.02.2021


Tid: 8. februar 2021 kl 20.00.

Til stede: Trond Skogly, Catharina Roos Bilsbak, Marthe Haukland, Anja Lind, Arild Johnsen, Kristin Kjørsvik, Stina Jansen, Karin Robertsen (rideskolesjef), Ida Røberg (adm. leder)

Forfall: Ellen Appelbom

Til behandling:

Sak 1 – Behandling årsregnskap 2020

Regnskapsførers utkast til årsregnskap ble mottatt kort tid før styremøte, og styrets medlemmer hadde derfor ikke hatt anledning til å sette seg inn i dette forut for møtet. Foreløpig regnskap ble gjennomgått på overordnet nivå. Det har vært et atypisk driftsår som følge av Covid-19 restriksjoner. Som følge av utbetalinger fra statens kompensasjonsordning og andre gaver/tilskudd forventes et positivt driftsresultat i størrelsesorden NOK 300.000,-. Inntekter fra ordinær drift er som ventet noe lavere enn budsjettert som følge av pålagte restriksjoner. Endelig behandling av årsregnskapet utsettes til senere styremøte, slik at styret har mulighet til å sette seg inn i tallmateriale og eventuelle uklarheter kan sjekkes opp med regnskapsfører.

Vedtak: Behandling av årsregnskapet for 2020 utsettes

Sak 2 – Gjennomgang kostnader prosjekter

Økonomisk status avsluttede prosjekter/prosjekter under avslutning ble gjennomgått

  1. Gjestestall/møkkabinge

Prosjektet er i det alt vesentlige sluttført. Prosjektet har kostet totalt ca. NOK 860.000,- inkl. mva. Verdien av utført dugnadsinnsats som har vært formidabel er ikke tatt med som prosjektkostnad (kun kjøpte varer og tjenester) Noe mindre kostnadsposter gjenstår. Samtidig er det ikke gjort fradrag for overskuddsmaterialer mv. som kan benyttes til andre formål. Det er mottatt totalt NOK 500.000,- i støtte fra SNN Samfunnsløftet.

  1. Ridebunn store ridehus

Samlede kostnader etablering av ny ridebunn store ridehus utgjorde ca. NOK 650.000. Vanningsanlegg inngår ikke i disse kostnader.

  • Ridebunn lille ridehus

Samlede kostnader til etablering av ridebunn lille ridehus utgjorde NOK 185.000,-

  1. Lys store/lille ridehus

Samlede eksterne kostnader til utskiftning av lys ridehus kom på ca. NOK 215.000,- Det er mottatt støtte på NOK 50.000,- fra SNN Samfunnsløftet og innvilget ikke utbetalt støtte fra Enova på ca. NOK 65.000,-.

Sak 3 – Budsjett (drift og investering).

Utkast til budsjett ble gjennomgått. Budsjettet forutsetter et normalt driftsår og det budsjetteres med et lite overskudd. Priser ridekurs og oppstalling er forutsatt uendret. Klubben har disponibel, noe overskuddslikviditet fra refinansiering høsten 2019 etter at planlagte prosjekter (ridebunner, møkkabinger mv) er sluttført. Styret vil fremlegge forslag til investeringsbudsjett for årsmøtet.

Endelig behandling av budsjettet, inkludert forslag til investeringsbudsjett utsettes til neste styremøte når årsregnskapet behandles.

Sak 4 – Sponsorarbeid

Det er utarbeidet utkast til standard sponsoravtaler. Styret ønsker å engasjere medlemmene (både oppstallør- og rideskoledelen) i dette arbeid. Avtalen er bygd opp av flere alternative pakker og hvor det som kommer inn forutsetningsvis skal fordeles mellom sport og rideskole.

Vedtak: Standard sponsoravtaler godkjennes

Sak 5 – Organisering av dugnadsressurs

Oppstallører har en kontraktsforpliktelse overfor klubben med 20 timer dugnad per halvår. Dagens ordning med dugnadslister fungerer ikke. I praksis har klubben ingen kontroll og dermed heller ikke noen forutsetninger for å følge opp at alle oppfyller dugnadsplikten. Det er mange nye oppstallører og for disse kan det være vanskelig å vite hvordan man skal bidra. Videre konstateres at de som påtar seg ansvar i fbm arrangementer osv. lett får en «innpisker-rolle» og må bruke mye tid og krefter på å mase for å få folk til å stille, noe som er en slitsom og unødvendig merbelastning. Dagens system med egenrapportering av dugnadstimer foreslås derfor avviklet. Det foreslås at klubben går over til den normale modellen som brukes i de fleste lag og foreninger hvor dugnadsressursen styres av klubben. Hovedtrekkene i ordningen er;

  • Det kun godkjennes timer for nærmere definerte oppgaver. Det utarbeides en opplisting med aktiviteter og timer de som påtar seg dette godskrives. Typisk vil være;
    • Styreverv
    • Komiteverv
    • Arrangementansvarlig kurs
    • Andre faste arrangementer/aktiviteter definert av klubben
  • I fbm arrangement setter de som har ansvar for arrangement opp dugnadslister og fører oversikt over timer. De som ikke stiller må selv sørge for å bytte/få noen til å stille for seg. Her kan det være aktuelt å lage mer eller mindre faste grupper (for eksempel banemannskap, sekretariat, kafe osv.), og hvor det vil være mulig for oppstallører å ønske hvilken gruppe de skal tilhøre
  • Obligatoriske anleggsdugnader vår/høst med definert timeantall
  • Annen dugnadsinnsats godkjennes etter særlig avtale med komiteleder
  • Inntil x antall timer kan overføres fra første halvår til annet halvår.
  • Manglende dugnadstimer faktureres ved årets slutt i hht kontraktens satser.

Det oppleves stadig økende dugnadsengasjement fra elever og foresatte i rideskolen selv om disse ikke har noen tilsvarende forpliktelse som oppstallører har. Det skal aktivt legges til rette for frivillig bidrag fra rideskolens del, og informasjon om arrangementer mv. skal aktivt legges ut på rideskoledelens sosiale plattformer med oppfordring om deltagelse.

Vedtak: Ny ordning for organisering av dugnadsaktivitet vedtas og implementeres med virkning fra første halvår 2021.

Sak 6 – Mandat komiteer

Basert på tidligere vedtatt mandat for oppstallørkomite foreslås følgende mandater;

Anleggskomite;
Komiteen skal være rådgivende organ for klubbens administrasjon i forhold som omhandler klubbens anlegg. Komiteens formål er;

  • Evaluere og kartlegge klubbens anleggsfasiliteter og behov for oppgradering/utvikling av klubbens anlegg og anbefaleprioriteringen av disse
  • Bistå administrasjonen i fbm anleggsspørsmål som ikke er direkte driftsrelatert, herunder avklaringer av hvilke oppgaver som kan løses dugnadsbasert og hvilke oppgaver som må løses gjennom kjøp av eksterne tjenester.
  • Være en positiv pådriver for klubben og dens utvikling

Komiteen er underlagt klubbens til enhver tids sittende styre, og rapporterer til klubbens administrasjon og til klubbens styre i de saker hvor det er hensiktsmessig.

Rideskolekomite;
Komiteen skal være rådgivende organ for klubbens administrasjon i forhold som omhandler rideskoleaktiviteten. Komiteens formål er;

  • Bidra til kommunikasjon mellom rideskolen og andre avdelinger i klubben.
  • Bistå administrasjon i forbindelse med organisering og gjennomføring av aktiviteter i rideskolen som går utover den ordinære rideskoledrift (knøttedager, åpen dag, juleshow osv.)
  • Arbeide for at alle skal føle tilhørighet til klubben og ønske om å bidra til videreutvikling av klubben
  • Være en positiv pådriver for klubben og dens utvikling

Komiteen er underlagt klubbens til enhver tids sittende styre, og rapporterer til klubbens administrasjon og til klubbens styre i de saker hvor det er hensiktsmessig.

Ungdomskomite;
Komiteen skal være rådgivende organ for klubbens administrasjon i forhold som omhandler klubbens ungdomsarbeid. Komiteens formål er;

  • Bidra til å ivareta de yngres interesser i klubben
  • Arrangere møter og aktiviteter for klubbens yngre medlemmer
  • Arbeide for at alle skal føle tilhørighet til klubben og ønske om å bidra til videreutvikling av klubben
  • Være en positiv pådriver for klubben og dens utvikling

Komiteen er underlagt klubbens til enhver tids sittende styre, og rapporterer til klubbens administrasjon og til klubbens styre i de saker hvor det er hensiktsmessig.

Sportskomiteens rolle og mandat avviker fra øvrige komiteers arbeid og mal for øvrige komiteers mandat passer ikke fullt ut for denne komite. Komiteleder utarbeider særskilt forslag til mandat for sportskomiteen som fanger opp komiteen særskilte rolle til neste møte.

Vedtak: Forslag til mandat for komiteer vedtas.

Sak 7 – Status offentlige pålegg

Status tidligere offentlige pålegg ble gjennomgått

  • Pålegg branntilsyn 2018;

Del I av pålegget som gjaldt utarbeidelse av rutiner ved brann ble lukket våren 2019. Del II av pålegget som gjaldt dokumentasjon av kunnskap om bygningsmassen ble besvart ved oversendelse av FDV-dokumentasjon februar 2020 og det har ikke kommet oppfølgende spørsmål fra Brann- og redning i forlengelsen av dette. Pålegg anses lukket.

  • Møkkahåndtering;

Klubben har løpende dialog med Tromsø kommune og Mattilsynet om denne saken. Iverksatte tiltak med etablering av møkkabinger/komposteringsløsning er gjort i samråd med disse. Administrasjonen viderefører dialog med Mattilsynet/Tromsø kommune om implementering av komposteringsløsning. Midlertidig løsning med bortkjøring av møkk til godkjente mottakere (bønder i Tromsø kommune og omkringliggende kommuner) er i tråd krav fra Tromsø kommune.

Vedtak: Orientering tas til etterretning

Sak 8 – Oppfølgning kontrollkomiteens innspill

Styreleder og daglig leder har gjennomført møte med Kontrollkomiteen hvor innspill fra disse ble gjennomgått. Tilbakemelding og konkrete oppfølgningspunkter gjennomgås i neste styremøte.

 

  1. februar 2021

 

Trond Skogly   Catharina Roos Bilsbak  Kristin Kjørsvik
Marthe Haukland    Arild Johnsen Stina Jansen
Anja Lind 
   
Jeg vil dele: