Referat styremøte 14 november 2018


REFERAT FRA STYREMØTE

STED: Idrettens Hus på Alfheim
TID: 14.11.18 kl. 1800 – 2100
TILSTEDE: Thorbjørn Nymo, Johanne Størkersen, Johan Robertsen,
Andre: Veronica Isaksen – daglig leder og Liv Mona Arntzen – leder
Økonomikomitee

SAKER:

1. Økonomi
Gjennomgang av regnskapsrapport pr. 31.10.18 og orientering om
den økonomiske situasjon ved daglig leder.
Det foreligger ikke et godkjent budsjett for 2018. Forslaget som ble
forelagt Interimstyre 1, ble ikke behandlet i styret eller fremlagt på
årsmøte/ medlemsmøte.
Daglig leder har i egen regi brukt budsjett for 2017 i 2018, og laget
en egen kolonne der hun har satt inn egne tall som en slags rettesnor
internt for drift i 2018. Disse tallene er ikke forelagt sittende styre for
vurdering og er heller ikke tatt inn regnskapet. Interimstyret tar
denne praksisen til orientering.
Driften for 2018 og regnskapsrapportering er således basert på
regnskapstallene for drift av TRSO i 2017.
I forbindelse med driften 2018 er det påløpt ekstraordinære
kostnader i forbindelse med konflikthåndtering og i forhold til drift.
_ Konfliktbaserte ekstrakostnader:
– arbeidsmiljøundersøkelse – kr. 130 000,-
– bedriftshelsetjeneste – kr. 8 000,-
– tilbakeføring oppstallørlån – kr. 400 000,-
– ekstraordinær regnskapsrapport – kr. 50 000,-
– interimstyrekostnader – kr. 120 000,-
– i tillegg har avviklingen av komiteene (vedtatt av interimstyre 1)
medført redusert dugnad og lavere aktivitet.
Andre ekstraordinære kostnader:
– bortkjøring av hestemøkk – kr. 350 000,- (ikke effektuert ennå)
– vakthold – kr. 108 000,-
– oppfølging el.tilsyn/ stolper mv.
Orientering fra økonomikomiteen v/ Liv Mona ref. møte i
økonomikomiteen datert 27. 11.18
Økonomikomiteen har hatt en grundig gjennomgang av situasjonen i
TRSO. Og er på linje med styret og daglig leder meget bekymret for
situasjonen. Komiteen har en rekke forslag til tiltak som behandles
som egen sak.
Vedtak:
Styret tas saken til orientering.
– enstemmig vedtatt

2. Hastetiltak økonomi 2018
Styret baserer sin vurderinger på økonomikomiteens arbeid,
regnskapsrapport pr. 31.10.18, daglig leders orientering og egne
inntrykk og vurdering av driften ved TRSO.
Vedtak:
Styret slutter seg til økonomikomiteens vurderinger datert 27. nov.
2018, og ber daglig leder iverksette følgende tiltak:

a) Full innkjøpsstopp med unntak av kritiske faktorer som mat, medisin
og strø og evt. inntektsskapende innkjøp (eks. kafe)
_
b) Gjennomgang av behovet for antall stallansatte, med sikte på mer
effektiv drift.

c) Endre mht. dekket lunsj på fremtidige avtaler og ta med
lunchkostnader på allerede inngåtte avtaler

d) Styreleder drøfter med daglig leder muligheten for at hun for en
periode fra snarest til og med 1. kvartal 2019, dekker opp for ledighet i
halv stallmedarbeiderstilling.

e) Hent inn pristilbud på regnskapstjenester

f) Avtale med vaktselskap sies opp

g) Husleien på hovedhus markedsjusteres og strøm legges til i
markedsprisen så reell husleie.

h) Ta kontakt med leverandører og avtal utsettelse på forfallsdato evt.
delbetaling /langsiktig avdragsfrihet i noen år for å bygge likviditet og
sunn økonomi

i) Utsett ridekurs ved sykdom kontra leie inn vikarer eller arbeid mot
avspasering time mot time

j) Ta ut hester og ponnier som ikke er i bruk eller kan dekke sin andel av
felleskostnadene

k) Fjerne kostnaden til kompensasjon til komitelederne p.t. Dette kan
gjennomføres når ordinær drift gjennomføres.

Eventuelle konsekvenser for ansatte tas opp løpende med styreleder.
– enstemmig vedtatt
3. Leasing av ATV
Vedtak:
Styret ber anleggskomiteen innhente flere tilbud på eventuell leasing
av ATV til driften av TRSO.
_
Saken drøftes med leder av økonomikomiteen og daglig leder, bl.a. om
økonomiske, praktiske, logistiske og HMS-messige forhold ved bruk av
ATV i driften. Saken legges deretter frem for styret til behandling.
– enstemmig vedtatt

4. Kassakreditt
På grunn av ekstraordinære kostnader er den daglige driften presset
økomnomisk. Det er behov for å øke kassakreditten. Etter drøftinger
med bank i forkant, og med leder av økonomikomitee og daglig leder
har styret besluttet følgende.
Vedtak:
Styret søker om oppjustert kassakreditt fra dagens kr. 250 000,- til kr.
650 000,- frem til 15. jan. 2019.

4. Hestemøkk
Saken vedrørende hestemøkk har utviklet seg som mer komplisert enn
tidligere antatt. Nasjonale beslutninger og nytt regelverk medfører krav
om både kortsiktige og langsiktige løsninger.
Styret ved Johan Robertsen og daglig leder samarbeider tett med
Avinor AS, Tromsø kommune, Fylkesmannen i Troms, Remiks AS,
Kvitebjørn Varme AS og flere andre om løsninger. Kortsiktige tiltak har
så langt kostet klubben rundt kr.350 000,-.
Det som er klart er at hestemøkka kommer til å koste klubben i
fremtiden.
Anleggskomiteen bringes nå inn i saken. Det utarbeides info til
medlemmene. Det søkes om støtte til å dekke ekstraordinære
kostnader til Idrettsrådet og eventuelle andre aktører.
Vedtak:
Styret tar saken til orientering
– enstemmig vedtatt

5. Lotteri
Rideskolekomiteen ber styret om aksept for å lage et lotteri til innkjøp
av ny rideskole hest.
Styret er meget positiv til initiativet, hvor overskuddet fra lotteriet
fordeles 50/50 mellom rideskolekomiteen og klubben forøvrig (TRSO)
_
Vedtak:
Styret godkjenner at Rideskolekomiteen lager et lotteri med 50/50
fordeling av overskuddet.
– enstemmig vedtatt

6. Rideskoleinstruktør
Vedtak:
Det er ledighet i stilling/-er som rideskoleinstruktør. Styret ber
Rideskolekomiteen om å engasjere/ ansette rideskoleinstruktører i
henhold til tidligere praksis.
– enstemmig vedtatt
7. Taksering av TRSO´s eiendomsmasse
Vedtak:
Styret ber leder av anleggskomiteen innhente tilbud fra godkjente
takseringsfirma for å få en oppdatert verdivurdering av den samlede
eiendomsmasse og vedlikeholdsbehovet for denne.
– enstemmig vedtatt

8. Informasjon
Det er behov for å styrke arbeidet med informasjon til medlemmene.
Det gjelder både hjemmesider og Facebook side; samt eventuelle
andre kanaler for informasjonsspredning. Styret har drøftet dette og
ønsker å opprette funksjonen som redaktør for informasjon i det
digitale «rom».
Vedtak:
Styret oppretter funksjonen som redaktør for digitale media i TRSO.
Funksjonen er dugnadsbasert og lyses ut internt.
– enstemmig vedtatt

9. Ansvar for trenere og instruktører
Det er behov for en gjennomgang av hvordan arbeidet med trenere og
instruktører organiseres, faglige krav, avtaler, drift, mv.
_ Vedtak:
Styret ber om at klubben fortsetter med dagens ordninger frem til 31.
juni 2019.
Forslag til nye retningslinjer skal utarbeides innen 1. april 2019. Leder
av sportskomiteen leder arbeidet, og sender ut forslag til nye
retningslinjer på intern høring før de forelegges styret til behandling.

10. Kafe´komitee
Det er fremkommet et ønske om å etablere en Kafe´komitee.
Vedtak:
Styret oppretter en kafe´komitee underlagt sportkomiteen.

11. Klubbhåndbok
Det er behov for å ferdigstille Klunnhåndboka for TRSO.
Vedtak:
Styret for TRSO oppretter en redaksjonskomiteen for Klubbhåndbok
TRSO, bestående av 3 medlemmer. Medlemmer som ønsker å delta i
dette arbeidet kontakter styreleder. Forslag til klubbhåndbok sendes
deretter ut til intern høring før det forelegges styret for videre
behandling.
Komiteen konstituerer seg selv.
– enstemmig vedtatt

Tromsø 14 nov. 2018
Johan Robertsen
referent
interimstyret TRSO
91520252