Styremøte 14. mars 2017


Protokoll styremøte Tromsø Ryttersportklubb

 

Dato og tid 14.03.2017 19.00 – 22.00
Tilstede Rune Kufaas, Catharina R. Bilsbak, Øyvind Korsberg, Veronica Wiik, Harald Steen og Sofie Wiik Westberg.

NHO v/Juha Seppola på sak 14/17.

Sted Rambøll, Grønnegata 65
Forfall Anja Lind, Cecilie Lagesen
Kopi Alle

 

 

Sak 11/17 Godkjenning av innkalling

 

Sak til eventuelt: Beredskapsplan for smitteutbrudd.

Innkallingen ble godkjent.

 

Sak 12/17 Gjennomgang av protokoll fra møte 02.03.2017

 

Protokollen godkjent uten merknader.

 

Sak 13/17 gjennomgang av økonomirapport m/likviditet

 

Styreleder har hatt møte med klubbens regnskapsbyrå for gjennomgang av rutiner. I følge avtalen skal regnskapsbyrå rapportere månedlig til klubben. Slik har det ikke vært siste halvår. Ser man bort i fra årsregnskapet var siste regnskapsrapport fra oktober 2016.  Styret vil fremover behandle økonomirapporten på hvert styremøte.

 

Økonomirapporten per 28.02 viser et underskudd på 43 771.  Det bør i denne sammenheng nevnes at det da mangler omsetning for gjennomførte kurs, og som ikke er fakturert i perioden.

 

Likviditeten er svært anstrengt, og klubben har en kassakreditt som er trukket maksimalt. Denne skulle egentlig vært innfridd pr. 31.12.2016. Klubben har i tillegg ubetalte faktura på ca. 200 000.  Dette betyr at det ikke finnes handlingsrom utover nødvendig drift.  Det er behov for å se på tiltak for å øke inntektene og tiltak for bedre kostnadskontroll og effektivisering.

Vedtak:

”Styret skal ha månedlige økonomirapporter forelagt, og klubbens økonomi skal behandles på hvert styremøte. Videre skal det på kommende medlemsmøte gis en skikkelig orientering rundt økonomien i klubben.»

 

 

Sak 14/17 B-sak

 

 

Sak 15/17 Innkalling og gjennomføring av oppstallørmøter

 

Det er spilt inn behov for et felles oppstallørmøte for begge staller. Formålet er å gi informasjon til oppstallører, samt ta innspill fra oppstallører.  Det er i utgangspunktet et møte mellom de ansatte og oppstallører.  Det vurderes likevel som viktig at klubbens styre er til stede og kan fange opp innspill og saker som kan være viktig å kjenne til.   Møtet er ment å få opp i dagen saker som kan tas tak i og etablere god dialog.

 

Vedtak:

”Styret ber administrasjon kalle inn til oppstallørmøte»

 

 

Sak 16/17 Prosess med klargjøring av rutiner og regler.

 

Utsettes til neste møte

 

 

Sak 17/17 Behov for tiltak i anlegget, prioriteringer

 

Styret drøftet behov for å få oversikt over situasjonen knyttet til vedlikehold og forfall for anlegg og bygninger.  En samlet oversikt bør innhentes slik at styret kan gå i gang med vurderinger knyttet til prioriteringer og behov for å hente inn mer kunnskap.  Det er også behov for å få faglige vurderinger knyttet til tilstand på klubbens ridebunner både inne i hallene og ute.

Vedtak:

”Oversikt over behov for vedlikehold og utbedringer på anlegget innhentes og gjennomgås av styret. Dugnadskomiteen kontaktes for å få tilgjengelige lister og kunnskap som komiteen har”

 

Sak 18/17 Forberedelser til medlemsmøte 26. mars

 

Det er besluttet å gjennomføre medlemsmøte 26. mars. Styret drøftet litt rundt innhold i møtet, og gjennomføring.

Vedtak:

«Forslag til agenda utarbeides snarlig. Denne bør distribueres min. 1 uke i forkant av møtet. Veronica tar ansvar for å lage arrangement på Facebook og sette opp forslag til agenda.»

 

Sak 19/17 Møteplan for styret 2017

 

Neste styremøte blir like etter påske, 20. april kl. 19.00.

 

Sak 20/17 Eventuelt

 

Styret drøftet håndtering av et evt. utbrudd av smittsom sykdom på stallen og beredskapsplan i fall en slik hendelse eskalerer.  I fjor vår ble det som følge av virus der flere hester ble syke foreslått å utarbeidet egen beredskapsplan som skal følges ved slike tilfeller.  Det har i det siste blitt kjent at Krokenstallen har fått tilfeller av virus bekreftet, det vil derfor være bra om klubben er forberedt i fall et slikt smitteutbrudd eskalerer.

Vedtak:

«Beredskapsplan tas opp under personalmøtet med de ansatte som er berammet»